Как да изградите ефективен екип? [8 + 2 техники за успех]

Практиката доказва, че вземането на решение за стартиране на бизнес не е задължително най-трудната част от предприемачеството. Идва момент, когато компанията се разраства и екипът от служители става по-многоброен. Но как да превърнем групата служители във високоефективен екип? И какво означава „високоефективен“?

На теория изграждането на екипи е „съвкупност от техники, стимулиращи взаимодействието между членовете на групата с цел да се повиши доверието и откритостта“.

Високоефективен екип, обаче, е група, която отговаря на всички условия на истинските екипи, но в допълнение нейните членове са дълбоко съпричастни. По правило тази съпричастност обикновено е надекипна. Индивидуалните роли и отговорностите са в основата на резултата, но колкото по-отворени и конструктивни са работните групи, толкова по-висока е ефективността.

Конфликтите са необходима предпоставка в процеса на формирането на екипа.

Мнозинството от нас предпочитат да избягват конфликтите. Но защо?

Защото рядко са конструктивни и функционални. Именно това отличава ефективните екипи от група спорещи. Тайната е в откритото общуване и лоялността. А мотивацията за това е резултат от общото очакване, че по този начин ще се реализират по-високи резултати. 

Съществува обаче опасността от създаването на т.нар. „псевдоекипи: всяка група, при която фокусът върху резултатите не е основна цел и реално не го постига; взаимодействията са некоординирани, целите са нереалистични и противоречиви; сумата от цялото е по-малка от потенциала на индивидуалните части.“ (според доц. Кристиян Хаджиев (Управление на човешките ресурси, Нов български университет, 2014)

Едва ли някой, който е създал високоефективен екип, би разкрил тайната на своя успех. Но нека се опитаме да систематизираме процеса в 8 техники. Посредством тях, може да се преодолее вътрешното организационно късогледство, да се минимизира риска, свързан с промяната. И най-вече – да се достигне до успешните екипните резултати. Ето ги:

1. Общи цели и очаквания, свързани с работата. Това обаче е само една част от процеса. Необходимо е съгласие по отношение на начина, по който ще бъде постигнат крайният резултат. Съгласуването на целите е тясното място в екипа.

Различията в мненията са неизбежни. Процесът на приоритизиране също е възможно да е различен за всеки от нас. Ключовото е разработването на екипен механизъм: обсъждане на всички предложения и гледни точки до намиране и избор на общ план за действие. В комплексна среда, където много променливи са неизвестни, се изисква още едно умение от членовете на екипа: способността да се импровизира.

2. Изборът на членовете на екипа е на база умения и потенциал, а не на личности.  Екипите трябва да притежават допълнителни умения, класифицирани в три различни категории: технически и функционални, решаване на проблеми и междуличностни. А селекцията на членовете на екипа трябва да се базира на следните изисквания:

⦁ Новите участници да бъдат на професионалното ниво на вече ангажираните;
⦁ Новите участници да бъдат в състояние да работят при високите стандарти на екипа при възможно най-кратко време за въвеждане в работата;

Различното ниво на компетенции води до дисонанс, който трудно може да се компенсира.

Тук не става въпрос членовете на екипа да са с еднакъв професионален профил, а в еднаква степен да покриват знанията и уменията на длъжността, която заемат и отговорностите, които са поели. Последното води до една „колективна мъдрост“, което гарантира, че стойността на екипа многократно ще надвишава стойността на отделния екипен играч (което, както стана ясно па-рано, не важи за псевдоекипите).

Ако все пак се търси начин дисонансът да бъде компенсиран, това може да се постигне чрез „правилния баланс между членовете, които притежават необходимите умения и тези, които ще ги развиват чрез обучение“.

Защо това е важно?

Защото комбинацията от умения и потенциал осигурява колективен климат, който намира израз в сътрудничеството и успешното развитие на екипа. Благодарение на него се генерират и изпитват нови идеи, а продуктивността на екипа надхвърля индивидуалните усилия на други изпълнители, които работят самостоятелно и независимо.

3. Конструктивни работни срещи и действия. Непосредственият резултат от конструктивните работни срещи е осъзнаването, че целостта и единството на екипа е предпоставка за общия успех, а не индивидуалността.

4. Установяване на правила и норми на поведение. Всички истински екипи развиват правила на поведение (етичен и морален кодекс), които са в основата на постигането на задачите и целите. Тези правила формират екипната принадлежност. Непосредственият резултат е установяването на общи критерии от ценности и норми, а целта е да се изгради позитивна и творческа работна атмосфера.

5. Установяване на междинни цели в съответствие с непосредствените цели и задачи. Междинните цели са средството, чрез което се получава крайният продукт (резултат). Те са дефинирани в съответствие с количествените и качествените цели на екипа.

Високоефективните екипи разработват т.нар. „план на контролните услуги“, който показва как междинните резултати водят към постигането на крайната цел. 

6. Адекватна информационна осигуреност на екипа. Информацията е витален ресурс за екипите. Тя дава възможност на високоефективните екипи адекватно да реагират на промените във външната среда, като редефинират своите цели.

7. Увеличаване на ефективността, чрез сътрудничество и конструктивни конфликти. Сътрудничеството, както и по-рано бе подчертано, е важна характеристика на екипния подход. Определяно е като общи усилия за общото благо.

Сътрудничеството предполага, че участниците в екипа са предразположени да споделят своите умения и информация с другите членове. Високоефективните екипи, за разлика от потенциалните и работните групи, насочват всичките си ресурси към своите колеги, които са в затруднение, за да им осигурят практическа и морална подкрепа.

С нарастването на сътрудничеството екипът се научава да използва конфликтите конструктивно и позитивно. Конфликтът често се възприема като отрицателна характеристика, която трябва да бъде избягвана. В много случаи обаче, високоефективните екипи намират начини да канализират конфликтни мнения в синтез от идеи, които съдържат най-добрите компоненти от всички изразени позиции. Високоефективните екипи демонстрират високи творчески способности и използват конфликта като средство за синтез на идеи и прогрес.

8. Използване силата на обратната връзка, признанието и мотивацията. Периодичните анализи на представянето на екипа са важни за развитието на неговите компетенции. Те обхващат обективна и безпристрастна информация. реалистичното оценяване на пропуснатите възможности и неадекватни действия води до постигане на високи нива на екипна ефективност.

Мотивационният процес е друго съществено условие, което влияе на екипното представяне. Финансовите средства и специфични потребности не са единствените стимулиращи фактори. Мотивацията на екипа се формира и на база индивидуални очаквания, общо признание, както и от характера на самата работа.

Тези 8 техники сами по себе си са предпоставка за изграждане на истински ефективен екип. Но от нашия екип бихме добавили още 2 правила, които формулирахме на база две актуални книги: „Паркирай егото“ & „Джеф Безос и векът на Amazon: магазин за всичко“.

Кои са правилата?

9. Правилото за двете пици или прецизиране броя на членовете. Увеличаването на екипа води до намаляване на личната отговорност и относителният принос на всеки един от тях към крайните резултати на екипа все повече намалява. Още по-лошо: намалява и желанието за пълно раздаване.

В прекалено големите екипи, неизбежно се появяват т.нар. „мъртви дървета“ – които се движат по течението и които обичайно са тези, които работят точно толкова, колкото може да бъде забелязано от ръководството.
Естественият резултат е силно мотивираните членове на екипа, да намаляват своите усилия, след като ясно осъзнават, че с всяко увеличаване на екипа, относителният им принос става все по-малък и незабележим. И категорично не са съгласни техният принос да не се забелязва и да носят на гърба си някой друг.

В този контекст е и правилото на „екипите за по две пици“, въведено от Джеф Безос, което гласи: „Ако не можете да нахраните екип с две пици, значи хората са прекалено много”. Егото и желанието на всеки да докаже, че е прав, неизбежно осакатяват добрия тон, а без наличие на здрав разум и добър тон срещите се превръщат в загуба на време и хабене на нерви.

10. Дали работата на екипа ще се забави или ускори, зависи от хората и колко те се раздават, а не от самата работа. За да се случи това, което е планирано, не е задължително да са налични най-добрите хора, всички ресурси и достатъчно време. Необходимо е да има достатъчно отдаденост и емоционална ангажираност. Но не такава, породена от спешност, а онази емоционалност, извираща от желанието нещата да се свършат докрай и то точно с хората от екипа.

Когато е налице емоционална отдаденост у всеки един член на екипа, всички проблеми стават предизвикателства, но не и препятствия по пътя. Налице е отдаденост към мисията, естествен устрем, екипен дух и ентусиазъм. Още четири характеристики на високоефективния екип. Емоционалната отдаденост се проявява съвсем естествено като страничен резултат тогава, когато хората могат да реализират мечтите и стремежите си, докато ходят на работа и в съответствие със собствените им ценности.

Както виждате, не е лесно да се формира високоефективен екип, но обобщено може да се твърди, че основните „съставки“ са: конструктивни конфликти, откритост, доверие, взаимозависимост, лоялност, емоционална отдаденост, сътрудничество, съпричастност, знания, умения, компетенции, целеустременост и… много и непрекъснати усилия.

Автор на публикацията: Ана Тодорова

Материалът е съставен по извадки от Сборник с курсове и тематични направления: Управление на човешките ресурси, Нов български университет, 2014 г., Автор: Колектив

➤ Вижте още: Видео обучения за развитие на дигитални и предприемачески умения

Подобни статии

Startup Factory e организация с нестопанска цел, която работи активно вече осма година за развитието на дигиталните и предприемачески умения на ученици, студенти и възрастни от Русе и региона. Организираме обучения и тематични събития в три направления: ПРОГРАМИРАНЕ, ДИЗАЙН и ПРЕДПРИЕМАЧЕСТВО. Популяризираме възможностите, които предоставят децентрализираните технологии и БЛОКЧЕЙН и тяхното приложение в бизнеса. Предоставяме обучителни ресурси и свободни за ползване инструменти.