Как да изградите ефективен екип? [8 + 2 техники за успех]

Практиката доказва, че вземането на решение за стартиране на бизнес не е задължително най-трудната част от предприемачеството. Идва момент, когато компанията се разраства и екипът от служители става по-многоброен. Но как да превърнем групата служители във високоефективен екип? И какво означава „високоефективен“?

На теория изграждането на екипи е „съвкупност от техники, стимулиращи взаимодействието между членовете на групата с цел да се повиши доверието и откритостта“.

Високоефективен екип, обаче, е група, която отговаря на всички условия на истинските екипи, но в допълнение нейните членове са дълбоко съпричастни. По правило тази съпричастност обикновено е надекипна. Индивидуалните роли и отговорностите са в основата на резултата, но колкото по-отворени и конструктивни са работните групи, толкова по-висока е ефективността.

Конфликтите са необходима предпоставка в процеса на формирането на екипа.

Мнозинството от нас предпочитат да избягват конфликтите. Но защо?

Защото рядко са конструктивни и функционални. Именно това отличава ефективните екипи от група спорещи. Тайната е в откритото общуване и лоялността. А мотивацията за това е резултат от общото очакване, че по този начин ще се реализират по-високи резултати.

Съществува обаче опасността от създаването на т.нар. „псевдоекипи: всяка група, при която фокусът върху резултатите не е основна цел и реално не го постига; взаимодействията са некоординирани, целите са нереалистични и противоречиви; сумата от цялото е по-малка от потенциала на индивидуалните части.“ (според доц. Кристиян Хаджиев (Управление на човешките ресурси, Нов български университет, 2014)

Кое може да ни подскаже, че сме попаднали или сме формирали псевдоекип?

⦁ твърде подчертаните индивидуалните различия;
⦁ неовладяният персонален нарцисизъм на един или повече членове на екипа;
⦁ неконструктивните конфликти и споровете заради самия спор;
⦁ инерцията в бизнеса също разсейва екипния потенциал.

Едва ли някой, който е създал високоефективен екип, би разкрил тайната на своя успех. Но нека се опитаме да систематизираме процеса в 8 техники. Посредством тях, може да се преодолее вътрешното организационно късогледство, да се минимизира риска, свързан с промяната. И най-вече – да се достигне до успешните екипните резултати. Ето ги:

1. Общи цели и очаквания, свързани с работата. Това обаче е само една част от процеса. Необходимо е съгласие по отношение на начина, по който ще бъде постигнат крайният резултат. Съгласуването на целите е тясното място в екипа.

Различията в мненията са неизбежни. Процесът на приоритизиране също е възможно да е различен за всеки от нас. Ключовото е разработването на екипен механизъм: обсъждане на всички предложения и гледни точки до намиране и избор на общ план за действие. В комплексна среда, където много променливи са неизвестни, се изисква още едно умение от членовете на екипа: способността да се импровизира.

2. Изборът на членовете на екипа е на база умения и потенциал, а не на личности. Екипите трябва да притежават допълнителни умения, класифицирани в три различни категории: технически и функционални, решаване на проблеми и междуличностни. А селекцията на членовете на екипа трябва да се базира на следните изисквания:

⦁ Новите участници да бъдат на професионалното ниво на вече ангажираните;
⦁ Новите участници да бъдат в състояние да работят при високите стандарти на екипа при възможно най-кратко време за въвеждане в работата;

Различното ниво на компетенции води до дисонанс, който трудно може да се компенсира.

Тук не става въпрос членовете на екипа да са с еднакъв професионален профил, а в еднаква степен да покриват знанията и уменията на длъжността, която заемат и отговорностите, които са поели. Последното води до една „колективна мъдрост“, което гарантира, че стойността на екипа многократно ще надвишава стойността на отделния екипен играч (което, както стана ясно па-рано, не важи за псевдоекипите).

Ако все пак се търси начин дисонансът да бъде компенсиран, това може да се постигне чрез „правилния баланс между членовете, които притежават необходимите умения и тези, които ще ги развиват чрез обучение“.

Защо това е важно?

Защото комбинацията от умения и потенциал осигурява колективен климат, който намира израз в сътрудничеството и успешното развитие на екипа. Благодарение на него се генерират и изпитват нови идеи, а продуктивността на екипа надхвърля индивидуалните усилия на други изпълнители, които работят самостоятелно и независимо.

3. Конструктивни работни срещи и действия. Непосредственият резултат от конструктивните работни срещи е осъзнаването, че целостта и единството на екипа е предпоставка за общия успех, а не индивидуалността.

4. Установяване на правила и норми на поведение. Всички истински екипи развиват правила на поведение (етичен и морален кодекс), които са в основата на постигането на задачите и целите. Тези правила формират екипната принадлежност. Непосредственият резултат е установяването на общи критерии от ценности и норми, а целта е да се изгради позитивна и творческа работна атмосфера.

5. Установяване на междинни цели в съответствие с непосредствените цели и задачи. Междинните цели са средството, чрез което се получава крайният продукт (резултат). Те са дефинирани в съответствие с количествените и качествените цели на екипа.

Високоефективните екипи разработват т.нар. „план на контролните услуги“, който показва как междинните резултати водят към постигането на крайната цел.

6. Адекватна информационна осигуреност на екипа. Информацията е витален ресурс за екипите. Тя дава възможност на високоефективните екипи адекватно да реагират на промените във външната среда, като редефинират своите цели.

7. Увеличаване на ефективността, чрез сътрудничество и конструктивни конфликти. Сътрудничеството, както и по-рано бе подчертано, е важна характеристика на екипния подход. Определяно е като общи усилия за общото благо.

Сътрудничеството предполага, че участниците в екипа са предразположени да споделят своите умения и информация с другите членове. Високоефективните екипи, за разлика от потенциалните и работните групи, насочват всичките си ресурси към своите колеги, които са в затруднение, за да им осигурят практическа и морална подкрепа.

С нарастването на сътрудничеството екипът се научава да използва конфликтите конструктивно и позитивно. Конфликтът често се възприема като отрицателна характеристика, която трябва да бъде избягвана. В много случаи обаче, високоефективните екипи намират начини да канализират конфликтни мнения в синтез от идеи, които съдържат най-добрите компоненти от всички изразени позиции. Високоефективните екипи демонстрират високи творчески способности и използват конфликта като средство за синтез на идеи и прогрес.

8. Използване силата на обратната връзка, признанието и мотивацията. Периодичните анализи на представянето на екипа са важни за развитието на неговите компетенции. Те обхващат обективна и безпристрастна информация. реалистичното оценяване на пропуснатите възможности и неадекватни действия води до постигане на високи нива на екипна ефективност.

Мотивационният процес е друго съществено условие, което влияе на екипното представяне. Финансовите средства и специфични потребности не са единствените стимулиращи фактори. Мотивацията на екипа се формира и на база индивидуални очаквания, общо признание, както и от характера на самата работа.

➤ Вижте още: 7 видео курса за развитие на успешен стартъп

Тези 8 техники сами по себе си са предпоставка за изграждане на истински ефективен екип. Но от нашия екип бихме добавили още 2 правила, които формулирахме на база две актуални книги: „Паркирай егото“ & „Джеф Безос и векът на Amazon: магазин за всичко“.

Кои са правилата?

9. Правилото за двете пици или прецизиране броя на членовете. Увеличаването на екипа води до намаляване на личната отговорност и относителният принос на всеки един от тях към крайните резултати на екипа все повече намалява. Още по-лошо: намалява и желанието за пълно раздаване.

Свободните духове на хората, които обичат да работят в малки екипи, невинаги са готови да платят тази висока цена, която идва под формата на дублиране на работата, затруднена комуникация, допълнителни нива на съгласуване и одобрение, неефективни срещи.

Аморфната колективна отговорност поражда лична безотговорност.

Пламен Петров

„Паркирай егото“

В прекалено големите екипи, неизбежно се появяват т.нар. „мъртви дървета“ – които се движат по течението и които обичайно са тези, които работят точно толкова, колкото може да бъде забелязано от ръководството.
Естественият резултат е силно мотивираните членове на екипа, да намаляват своите усилия, след като ясно осъзнават, че с всяко увеличаване на екипа, относителният им принос става все по-малък и незабележим. И категорично не са съгласни техният принос да не се забелязва и да носят на гърба си някой друг.

При големите екипи успехите имат много бащи, а всички провали са сираци.

Пламен Петров

„Паркирай егото“

В този контекст е и правилото на „екипите за по две пици“, въведено от Джеф Безос, което гласи: „Ако не можете да нахраните екип с две пици, значи хората са прекалено много”. Егото и желанието на всеки да докаже, че е прав, неизбежно осакатяват добрия тон, а без наличие на здрав разум и добър тон срещите се превръщат в загуба на време и хабене на нерви.

10. Дали работата на екипа ще се забави или ускори, зависи от хората и колко те се раздават, а не от самата работа. За да се случи това, което е планирано, не е задължително да са налични най-добрите хора, всички ресурси и достатъчно време. Необходимо е да има достатъчно отдаденост и емоционална ангажираност. Но не такава, породена от спешност, а онази емоционалност, извираща от желанието нещата да се свършат докрай и то точно с хората от екипа.

Компанията не може да купи емоционалната отдаденост на мениджърите, независимо колко е готова да плати. Емоционалната отдаденост е прекалено ценна, за да има цена.

Стан Слеп

Когато е налице емоционална отдаденост у всеки един член на екипа, всички проблеми стават предизвикателства, но не и препятствия по пътя. Налице е отдаденост към мисията, естествен устрем, екипен дух и ентусиазъм. Още четири характеристики на високоефективния екип. Емоционалната отдаденост се проявява съвсем естествено като страничен резултат тогава, когато хората могат да реализират мечтите и стремежите си, докато ходят на работа и в съответствие със собствените им ценности.

Както виждате, не е лесно да се формира високоефективен екип, но обобщено може да се твърди, че основните „съставки“ са: конструктивни конфликти, откритост, доверие, взаимозависимост, лоялност, емоционална отдаденост, сътрудничество, съпричастност, знания, умения, компетенции, целеустременост и… много и непрекъснати усилия.

Автор на публикацията: Ана Тодорова

Материалът е съставен по извадки от Сборник с курсове и тематични направления: Управление на човешките ресурси, Нов български университет, 2014 г., Автор: Колектив

➤ Вижте още: Видео обучения за развитие на дигитални и предприемачески умения

Социалното предприемачество: път към социална промяна и устойчивост [Част 2]

С помощта на социалните предприемачи, обществото има възможност да намери иновативни решения на най-належащите социални проблеми и да създаде по-справедливо и устойчиво бъдеще за всички

Социалното предприемачество: път към социална промяна и устойчивост [Част 1]

Социалното предприемачество е привлекателен бизнес модел за тези, които желаят да променят света, като същевременно осигуряват решения на социални проблеми.

Не игнорирайте тези ключови умения през 2024

Основните тенденции на пазара на труда в България за 2024 година показват, че някои технически и меки умения ще се търсят повече от други. Вижте кои са те:

Startup Factory e организация с нестопанска цел, която работи активно вече осма година за развитието на дигиталните и предприемачески умения на ученици, студенти и възрастни от Русе и региона. Организираме обучения и тематични събития в три направления: ПРОГРАМИРАНЕ, ДИЗАЙН и ПРЕДПРИЕМАЧЕСТВО. Популяризираме възможностите, които предоставят децентрализираните технологии и БЛОКЧЕЙН и тяхното приложение в бизнеса. Предоставяме обучителни ресурси и свободни за ползване инструменти.



ИСКАШ ЛИ ДА РАЗБИРАШ ЗА ВЪЗМОЖНОСТИТЕ В ДИГИТАЛНИЯ СВЯТ ПРЕДИ ВСЕКИ ДРУГ?

Запиши се за месечния ни бюлетин и ще научаваш всичко първи: събития, обучения, новини и възможности.

АБОНИРАЙ СЕ

Развитието на технологиите ни предоставя множество инструменти и методи, които можем да приложим за защита на ценната информация, като предотвратим неоторизиран достъп до данни и се справим с всякакви опити за кибератаки. Да видим кои са тези съвременни решения.

Antispyware / антиспайуер програмите

Тези програми са създадени да действат като първа линия на защита срещу навлизането на шпионски софтуер в нашите компютърни мрежи. Те са изключително важни, тъй като шпионският софтуер може да събира конфиденциална информация без знанието или съгласието на потребителя. Това включва данни за личността, финансова информация, детайли за вход и друга чувствителна информация, която може да бъде използвана за измами или други злонамерени цели.

Функциите на антиспайуер софтуера включват сканиране в реално време, което гарантира, че всякакъв подозрителен софтуер е идентифициран още при опита му да навлезе в системата. Също така, той предоставя опции за задълбочено сканиране на цялата система, за да открие и премахне вече инсталиран шпионски софтуер.

Освен това, антиспайуер програмите често се актуализират, за да отговарят на нововъзникващите заплахи. Разработчиците непрекъснато анализират тенденциите на атаките и подобряват своите продукти, за да предложат надеждна защита срещу последните видове шпионски софтуер. Така потребителите могат да бъдат сигурни, че техните устройства са защитени с най-съвременните решения в областта на сигурността.

Важно е да се отбележи, че въпреки че антиспайуер програмите предоставят значителна защита, те трябва да бъдат част от по-широка стратегия за киберсигурност, която включва регулярни актуализации на софтуера, силни пароли и образование на потребителите за основите на киберсигурността. Това ще помогне да се запази целостта на информацията, която обменяме и съхраняваме, предотвратявайки не само шпионски софтуер, но и други видове кибератаки.

Вижте още 👉 Над 200% ръст на имейл атаките според доклад за кибер заплахите

Kиберсигурност: 7+1 заплахи, за които да внимаваме

Антивирусен софтуер

Антивирусният софтуер играе критична роля в защитата на нашите компютърни системи и мобилни устройства. Вирусите не само че могат да повредят или изтрият важни данни, но също така могат да навредят на целостта на операционната система, да забавят работата на устройствата и дори да ги направят напълно неработоспособни. Последствията от такива атаки могат да бъдат не само разходи за възстановяване или замяна на скъпоструваща техника, но и значителни загуби от прекъсване на работния процес.

Антивирусният софтуер предлага непрекъснато мониторинг и защита в реално време, като автоматично идентифицира, блокира и премахва вируси, троянски коне, червеи, и друг зловреден софтуер. Тези програми също включват способността да сканират всички входящи и изходящи файлове, както и да проверяват системата за наличие на потенциални заплахи, които могат да бъдат активирани в бъдеще.

Много антивирусни решения включват и допълнителни функции като защита срещу фишинг атаки, шпионски софтуер и рекламен софтуер. Те също така предлагат инструменти за управление на пароли и сигурност на уеб браузъра, което е изключително важно в свят, където интернет заплахите постоянно еволюират.

Освен автоматичната защита, съвременните антивирусни програми често предоставят потребителски интерфейс, който позволява лесно настройване и управление на защитните функции в зависимост от специфичните нужди на потребителя. Това включва регулиране на нивото на сканиране, планиране на автоматични сканирания и персонализиране на уведомленията за сигурност.

В допълнение, множество антивирусни програми предлагат обновления на сигурността, които се извършват автоматично, за да гарантират, че защитата е винаги актуална срещу новите и развиващи се заплахи. Това е особено важно в среда, където нови вируси се създават и разпространяват с бързи темпове.

Така антивирусният софтуер не само помага за предотвратяване на инциденти, свързани с повреждане на данни и софтуер, но също така служи като основен инструмент за поддържане на здравословна и ефективна работна среда във всяка организация или за лична употреба.

Вижте още 👉 Kиберсигурност: 7+1 заплахи, за които да внимавате

Криптиране на данни

Криптирането на данни е фундаментален процес, който преобразува вашата чувствителна информация от нейния оригинален, лесно четим формат в кодиран вид, който може да бъде разчетен само със специален ключ. Тази техника е съществена за защита на данни при тяхното съхранение на твърди дискове, мобилни устройства или облачни платформи, както и при изпращане по интернет или други мрежи.

Има два основни вида криптиране – симетрично и асиметрично.

Симетричното криптиране използва един и същи ключ за криптиране и декриптиране на данните. Този метод е бърз и ефективен за обработка на големи обеми данни. Асиметричното криптиране, от друга страна, използва два различни ключа – един за криптиране и друг за декриптиране. Този метод е по-безопасен, тъй като дори ако криптиращият ключ стане известен, само притежателят на съответстващия декриптиращ ключ може да разчете информацията.

Криптирането на данни се използва в множество приложения за защита на личните данни, финансова информация, корпоративни данни и други важни документи. Например, банковите институции използват криптиране за защита на финансовите транзакции, докато здравните организации го използват за защита на медицинските записи на пациентите.

На пазара съществуват различни програмни решения за криптиране, които могат да се интегрират лесно в съществуващи системи за управление на информация. Тези програми предлагат различни нива на сигурност, като позволяват на потребителите да изберат степента на криптиране в зависимост от специфичните нужди на тяхната организация или личните изисквания за сигурност.

Въпреки предимствата, криптирането също така поставя някои предизвикателства, като например нуждата от управление на криптиращите ключове, което може да бъде трудоемко и изисква допълнителни мерки за сигурност. Много съвременни решения включват автоматизирано управление на ключовете, което помага на организациите да поддържат ефективна и сигурна среда за криптиране.

За да осигурите максимална защита на вашите данни, е важно да интегрирате криптирането като част от цялостната стратегия за информационна сигурност на вашата организация или личен дигитален живот. Така може да сте спокойни, че вашата информация остава недостъпна за неправомерен достъп или изтичане.

Облачна сигурност

Облачната сигурност се отнася до комплекс от мерки и технологии, предназначени за защита на данните, приложенията и инфраструктурата, хоствани в облака. Този вид защита е особено важен за институции и организации, които разчитат на облачни услуги за споделяне, съхранение и обработка на информация. Предвид глобалния достъп и динамичната среда на облачните платформи, те са честа мишена за кибератаки от различни видове.

Основни аспекти на облачната сигурност

Защита на данни: Осигуряването на криптиране на данните преди тяхното качване в облака е критично за предотвратяване на достъп до тях от неоторизирани лица. Криптирането на данните в покой и при изпращане гарантира, че информацията остава защитена.

Управление на идентификациите и достъпа: Строгите политики за управление на идентификациите и достъпа гарантират, че само упълномощени потребители имат достъп до ресурси в облака. Това включва използването на многофакторна автентификация и сложни пароли, което значително намалява риска от неоторизиран достъп.

Резервно копиране и възстановяване: В случай на кибератака или технически проблеми, наличието на актуални резервни копия на данните е жизненоважно за бързото възстановяване на операциите. Резервните копия трябва регулярно да се актуализират и съхраняват на сигурни места.

Използването на облачни услуги създава уникални предизвикателства за сигурността, включително управлението на разпределените данни и контрола върху множество потребители и устройства. За успешното справяне с тези предизвикателства, организациите трябва да вземат под внимание не само техническите аспекти, но и да обучават своя персонал относно добрите практики за облачна сигурност.

Вижте още 👉 Сигурност на имейла през 2024 – актуални съвети

Управление на достъпа

Управлението на достъпа е ключов елемент в стратегиите за информационна сигурност на всички организации. Този процес включва дефинирането на ясни правила и процедури за това кой може да вижда, използва или управлява определени данни и устройства. Ефективното управление на достъпа гарантира, че чувствителната информация е защитена и че само упълномощени лица имат възможност да взаимодействат с критични системни ресурси.

Основни аспекти и методи на управление на достъпа

Политики за минимални права: Този подход осигурява на служителите достъп само до тези ресурси, които са им необходими за изпълнението на техните работни задачи. Това намалява риска от злоупотреба с информация и ограничава възможните щети при евентуални нарушения на сигурността.

Многофакторна автентификация (MFA): MFA добавя допълнителни нива на сигурност при проверка на идентичността, изисквайки от потребителите да предоставят два или повече доказателства за своята самоличност. Това може да включва нещо, което знаят (парола), нещо, което притежават (телефон), или нещо, което са (биометрични данни).

Сегментиране на мрежата: Разделянето на мрежовите ресурси в различни сегменти позволява по-фин контрол върху достъпа. Така чувствителната информация може да бъде изолирана и защитена от неоторизиран достъп.

Регистрация и мониторинг на достъпа: Записването на всички опити за достъп до системите и следенето на дейността на потребителите помага за идентифициране на подозрително поведение и реагиране на възможни заплахи. Това също така осигурява важна информация за анализ на сигурността и подобряване на политиките за достъп.

Обучение на служителите: Разбирането и спазването на политиките за управление на достъпа от всички служители е съществено за тяхната ефективност. Редовното обучение и информиране на персонала относно принципите и практиките за сигурен достъп могат значително да увеличат защитата на организационните активи.

Управление на мрежовата сигурност

Управлението на мрежовата сигурност е критичен аспект от киберзащитата на всяка организация, тъй като много кибератаки се осъществяват чрез експлоатиране на уязвимости в мрежовата инфраструктура. Ефективното управление на мрежовата сигурност изисква комплексен подход, който включва различни стратегии и технологии за защита на мрежовите ресурси и данни.

Компоненти на мрежовата сигурност

Файъруоли (Firewalls): Файъруолите служат като бариера между вътрешната мрежа на организацията и външния свят, контролирайки входящия и изходящия трафик на база предварително зададени правила за сигурност. Те са от съществено значение за предотвратяване на неоторизиран достъп и блокиране на зловреден трафик.

Интрузивна защита (Intrusion Prevention Systems - IPS): IPS мониторинг системите наблюдават мрежовия трафик за аномалии, които могат да указват опит за кибератака, и автоматично предприемат действия за блокиране или премахване на заплахи.

Антивирусна защита за мрежи: Съвременните мрежови антивирусни решения сканират мрежовия трафик за зловреден софтуер и други заплахи, осигурявайки допълнителен слой защита.

Виртуални частни мрежи (VPNs): VPNs са изключително важни за защита на данните, които се транспортират през интернет, като предоставят криптиран канал за комуникация между потребителите и мрежовите ресурси.

Управление на уязвимостите: Редовните оценки на уязвимостите и актуализациите на софтуера помагат за идентифициране и отстраняване на потенциални слабости в мрежата преди те да бъдат експлоатирани от нападатели.

Стратегии за подобрение на мрежовата сигурност

Обучение на служителите: Разбирането и прилагането на добри практики за мрежова сигурност от всички служители може значително да намали риска от кибератаки.
Сегментация на мрежата: Разделянето на мрежата на сегменти може да ограничи разпространението на зловреден софтуер и да улесни управлението на сигурността.
Регулярен мониторинг и реакция при инциденти: Непрекъснатият мониторинг на мрежовата активност е съществен за бързо откриване и реагиране на кибератаки.
Използване на съвременни технологии: Интегрирането на нови технологични решения, като изкуствен интелект и машинно обучение, може да помогне за по-ефективно идентифициране и блокиране на заплахи в реално време.

Укрепването на мрежовата сигурност е непрекъснат процес, който изисква ангажираност и активно участие от всички нива на организацията. С развитието на технологиите и методите на нападение, плановете за киберсигурност трябва постоянно да се преразглеждат и актуализират, за да осигурят надеждна защита срещу всякакви кибер заплахи.

Освен тези технологии, важно е лидерите да осигурят обучение на служителите за осъзнаване на рисковете от киберсигурност.

За да подпомогнем НПО в тази критична област, ние от Startup Factory предлагаме специализиран видео курс "Информационна сигурност за НПО". Този курс е разработен с цел да предостави на служителите в НПО необходимите знания и умения за защита на тяхната работа в цифровата среда. Курсът включва модули, които обхващат основите на киберсигурността, стратегии за разпознаване на фишинг и правилното управление на чувствителни данни.

Обучението е подходящо както за нови, така и за опитни служители и предлага практически съвети, които могат веднага да бъдат приложени в ежедневната работа на организацията.

Вижте още 👉 Обучение по киберсигурност в организациите: от къде да започнете?

Публикацията е подготвена от Теодора Енева по материали от agile-ed.com

Тази статия е част от серия публикации, които имат за цел да подобрят уменията на служителите на организациите на гражданското общество в областта на информационната сигурност.

В днешно време, когато информацията играе все по-голяма роля и организациите работят с голям обем от чувствителни данни, заплахите за информационната сигурност се увеличават. Недостатъчната информационна сигурност може да наруши конфиденциалността на данните, да изкриви тяхната достоверност и да ограничи достъпността им, което води до сериозни последици, вкл. загуба на доверие от страна на партньорите, финансови загуби и нарушаване на репутацията.